La mayoría de las pymes apuestan por la digitalización de los documentos para disfrutar de los beneficios de la gestión documental. Debemos saber que una gestión documental ineficiente afecta a la productividad de los empleados, ya que trabajan con documentos compartidos sin un control de versiones correcto, que provocan problemas y retrasos. La gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos y el 15% del espacio físico de una empresa está destinado a almacenar archivos en papel. Esto supone gastos en carpetas, tintas, muebles de almacenamiento y material de oficina.
Las pymes no pueden permitirse estos gastos y, por eso, deben apostar por la digitalización. Competir en un mercado tan exigente requiere una buena gestión documental, basada en la digitalización. Esta gestión permite optimizar recursos, aumentar la productividad y reducir costes. Desde Computer hoy explican que «sí, la digitalización trae enormes ventajas: eficiencia, rapidez, nuevas posibilidades».
Si las pymes apuestan por los sistemas de gestión documental digitalizados, ya sea con plataformas basadas en la nube o sistemas instalados en servidores locales, pueden ser más productivas y eficientes. En este artículo explicaremos las ventajas que ofrece la gestión documental a las pymes.
La gestión documental establece un sistema estructurado
La gestión documental en una pyme establece un sistema estructurado que facilita la recuperación y seguridad. La digitalización facilita el trabajo del equipo, ya que los empleados pueden llevar una organización de los documentos existentes. La digitalización permite que Los documentos se cataloguen según su departamento y relevancia, estableciendo una estructura clara que facilita su posterior recuperación.
La gestión documental permite la ordenación de documentos, por lo que los metadatos y las etiquetas digitales clasifican y recuperan la información de manera instantánea. Los empleados pueden localizar los documentos digitales de forma fácil.
Motivos por los que las pymes deben recurrir a la digitalización
Los profesionales de la empresa Everygit, especialistas en la digitalización de documentos, nos explican los motivos por los que las empresas deben apostar por la gestión documental.
–Correcta gestión del sistema: la digitalización establece los protocolos y políticas que garantizan la correcta gestión del sistema. La gestión documental permite la definición de niveles de acceso y la implementación de medidas de seguridad para proteger la información sensible de la empresa.
– Acceder a los documentos en cualquier momento: la gestión documental es idónea para los empleados que trabajan a distancia porque permite que los empleados, puedan acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
–Protección de datos: los empleados que trabajan de forma remota, pueden acceder a los documentos de forma fácil y proteger sus datos. Por eso, muchos empleados apuestan por los controles de acceso basados en permisos. Estos controles garantizan que solo los trabajadores autorizados puedan acceder a ciertos informes.
–Diferentes dispositivos: los empleados que trabajan en la oficina y los que teletrabajan pueden acceder a la misma información en diferentes dispositivos (móviles, tableta, portátiles).
–Cumplimiento normativo: si el equipo de la empresa apuesta por la digitalización y las medidas de ciberseguridad, puede garantizar el cumplimiento normativo y evitar la distribución de información. Para proteger los informes con datos de clientes, los trabajadores utilizan contraseñas y apuestan por la encriptación. Esto mejora la satisfacción de los clientes, ya que prefieren que las empresas apuesten por la digitalización para que protejan sus datos personales
–Reduce la carga de trabajo manual: la digitalización mejora la productividad porque reduce la carga de trabajo manual. Los empleados evitan las carpetas y buscan los documentos digitales de forma instantánea. Esto aporta tranquilidad, ya que algunos trabajadores se agobiaban cuando no encontraban los documentos o perdían informes importantes para la organización.
-Ahorro: los documentos digitales no se rompen ni se pierden. Esto reduce la carga manualmente, pero también permite un ahorro importante. La gestión documental supone una inversión porque reduce gastos.
–Evita multas: los documentos digitales están guardados de forma segura y esto evita sanciones, ya que es importante que las pymes mantengan los documentos durante ciertos períodos, especialmente las facturas de ingresos y gastos.
La pymes apuestan por los sistemas de gestión documental digitalizados para ser competitivas y disfrutar de las ventajas anteriores. Algunas empresas no apuestan por la digitalización porque creen que no van a saber manejar los sistemas digitales, pero los expertos en este sector resuelven todas sus dudas y se encargan de que consigan los mejores resultados. Los especialistas en gestión documental conocen las características de la empresa y opta por un sistema digital que se adapte a las necesidades del negocio y al perfil de los empleados.
