¿Cómo utilizar las herramientas TIC en beneficio de mi empresa?

¿Cómo utilizar las herramientas TIC en beneficio de mi empresa?

Uno de los valores más importantes en toda empresa es su capital humano. Estos son los profesionales, los empleados que desarrollan sus diferentes roles y especializaciones para el buen funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa. Por eso, las buenas empresas buscan implementar y fomentar el uso de tecnologías de la información y herramientas colaborativas, entre otras, para multiplicar su eficiencia y las de los procesos de toda la compañía.

Asimismo, las innovaciones que implantamos en nuestros sistemas informáticos, nuestros productos o servicios deben ser las adecuadas para lograr una mejora en nuestros procesos, productividad y eficiencia, en fin, en nuestro negocio en general.

Las herramientas TIC en el mundo de los negocios

Los mecanismos de trabajo y comunicación de los empleados se pueden optimizar para que sean más rápidos, cómodos, prácticos, útiles, de mayor calidad y más productivos. Para esto, hoy en día contamos con todo tipo de soluciones tecnológicas, aplicaciones, software, herramientas, dispositivos, etc. que mejoran el día a día de los empleados y las dinámicas de trabajo.

Gracias a estas herramientas, el comercio electrónico  sigue creciendo cada día  y alcanza ya más de un 5% de las ventas a nivel mundial. Y es que las nuevas tecnologías cada día nos proporcionan herramientas novedosas y muy poderosas que han dado la vuelta a la organización de los negocios provocando cambios muy importantes en el mundo empresarial. Y así, a su vez, las empresas se están valiendo de estas mejoras tecnológicas para lograr su objetivo principal: aumentar las ventas a la vez que mejorar los servicios que prestan a sus clientes.

Además, las herramientas TIC también le están permitiendo a los negocios generar clientes con más facilidad, gracias a que estas tienen la posibilidad de flexibilizar sus operaciones por medio del comercio electrónico. Tanto así, que algunas empresas han decidido empezar desde cero a través de plataformas de comercio electrónico a modo de tienda online. Mientras que otras, con un carácter más tradicional, tratan de integrar el comercio electrónico en su negocio para mejorar las ventas de sus productos en la red, pero sin perder su faceta de venta física.

Sin embargo, el mundo de las pymes aún está en pañales en cuanto al desarrollo de las ventajas de las TIC; siendo que muchas de estas pequeñas empresas desconocen lo indispensable que son estas herramientas para mejorar su competitividad y fomentar su crecimiento e innovar. Y justamente ellas son las primeras que deben apostar por renovarse e impulsar el uso del comercio electrónico en su día a día y cambiar la mentalidad para explotar al máximo las nuevas soluciones que nos proporciona la tecnología. Recordemos que estamos viviendo en la era de la tecnología y estas nuevas herramientas están a la mano de todos para sacarles el máximo provecho para originar ventas de forma online y propulsar nuestro negocio.

En definitiva, las soluciones TIC y el mundo digital sin duda se han convertido en los mejores compañeros del Marketing Online y el éxito empresarial. 

¿Qué herramientas TIC pueden mejorar la productividad de mi empresa?

Todas las áreas de tu empresa se pueden mejorar mediante el uso de los avances tecnológicos, pero si nos enfocamos en el campo de las TIC, estas son algunas de las áreas más susceptibles de mejora:

  • Almacenamiento y manejo de datos

La información y los datos han cobrado gran importancia en el desempeño de las empresas, ya que de ellos depende que sean capaces de evolucionar y adaptarse a los rápidos cambios que necesitan para permanecer competitivas.

Por esto, para cualquier empresa es muy importante poder disponer de la información necesaria de la forma más ágil y productiva.

En este sentido, las soluciones cloud nos ofrecen hoy en día todo tipo de posibilidades, facilitando el acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo, sin comprometer la seguridad, y reduciendo los costes, dado que no requieren de inversión inicial en equipos de almacenamiento y sistemas de seguridad físicos en la empresa.

Además, existen miles de opciones para desplegar todo tipo de servicios y arquitecturas directamente en la nube. Algunas de las más conocidas son:

También existen herramientas de tecnología de la información y la comunicación más sencillas que nos permiten almacenar archivos, manejar el correo electrónico o gestionar nuestra agenda, como en el caso de:

 

Como ves, hay una herramienta para cada tipo de necesidad.

  • Gestión de proyectos

Muchas empresas funcionan por proyectos, en lo que a su vez, se involucran una cierta cantidad de empleados. Por ello, es interesante contar con espacios comunes para su gestión que eviten procesos paralelos que reducen la productividad y aumentan la dedicación de cada empleado.

Para lograrlo, las empresas también pueden recurrir a soluciones tecnológicas que permitan crear proyectos y asignar miembros a cada uno. De esa forma, cada parte implicada podrá hacer seguimiento del proyecto en el espacio común, añadir una tarea, registrar el tiempo que ha tardado en hacerlo o marcarla como finalizada.

Asimismo, podrás acceder a herramientas para la gestión de proyectos de todo tipo y complejidad, desde simples gestores de tareas a plataformas de gestión muy potentes pensadas para grandes proyectos con equipos de trabajo muy grandes. Todo dependerá de las necesidades de tu empresa. Aquí te mencionamos algunas de las más importantes para que las pruebes:

 

  • Gestión de clientes

Las soluciones como los CRM han permitido a muchas pymes llevar un registro exhaustivo de los movimientos realizados con todos los clientes reales o potenciales, y a la vez compartir toda esa información entre los empleados.

Así, este tipo de software de gestión suele ser bastante útil para departamentos de contabilidad o administración, ya que se puede mejorar la productividad de otros perfiles profesionales como los Project Manager o Account Manager, que necesitan conocer en qué estado se encuentra la relación con un cliente o introducir registros sobre ellos.

¿Las TIC realmente mejoran la productividad de mi empresa?

Como hemos venido explicando a lo largo del artículo, las herramientas TIC aplicadas al mundo empresarial deben suponer una mejora en la productividad de la compañía, ya sea de forma directa (reduciendo el tiempo de producción, ahorrando costes, simplificando procesos…) o indirecta (motivando a los empleados, mejorando la seguridad, reduciendo emisiones… ). Y sus resultados deben poder ser medidos y constatados por el equipo encargado del mismo.

Como ya también explicamos en un punto anterior, hay TICs para cada área de una empresa, las cuales prometen resultados eficientes en diferentes labores de cada departamento.

Sin embargo, sucede que en muchas ocasiones, nos encontramos con que la implantación de nuevas soluciones tecnológicas no nos lleva a los resultados deseados, ya sea por la complejidad de la misma, por falta de formación, o por no ser la herramienta correcta para el problema propuesto, entre otras razones.

Para que esto no suceda, es imprescindible analizar previamente qué necesidades y en qué áreas queremos mejorar y mediante qué soluciones tecnológicas podemos conseguir dicho objetivo. Además de que debemos formar a nuestro personal para que aprenda la utilidad de la nueva herramienta, así como a aplicarla de la forma correcta para el alcance de los objetivos. 

De hacerlo así, las TIC siempre serán tus aliadas en la propulsión de tu negocio. De hecho, son muchas las mejoras que podemos lograr.

Los expertos en soluciones TIC aplicadas a empresas de Deindo Ideas nos explican que en particular hay cuatro campos que han mejorado considerablemente con la tecnología y que afectan directamente en la productividad de los empleados, y por lo tanto, de las empresas. Estos son:

  • Mejora en la eficiencia de los procesos

Uno de los factores clave en los que la tecnología puede afectar la productividad es mediante la simplificación de procesos, automatizando las tareas repetitivas o haciendo más rápida la comunicación, permitiéndole a los empleados centrarse en tareas más importantes.

  • Más colaboración y comunicación

El nivel de conexión entre empleados que se ha logrado con la aplicación de las TIC permite una  comunicación más rápida y eficiente dentro de la empresa, mejorando exponencialmente la capacidad de colaboración interna.

Por ejemplo, hoy en día es posible que dentro de una empresa con un gran número de empleados, todos ellos estén conectados entre sí, sin importar la jerarquía interna, y que puedan colaborar en proyectos, compartir información, y otras tareas.

  • Control de costes

La mejora y simplificación de los procesos internos suele venir acompañada de una inevitable reducción de los costes, siendo que la tecnología además nos permite llevar un control mucho más exhaustivo de nuestra inversión en todos los niveles, permitiéndonos detectar problemas y actuar en las áreas de la compañía que resultan menos eficientes.

 

  • Aumento de la seguridad

La seguridad, a todos los niveles, es una pieza clave de la productividad de las empresas. En este sentido, la tecnología también es de gran ayuda, ya que nos permite evitar lo que puede suponer importantes amenazas, no solo para la productividad sino para la continuidad de la misma.